2016 06 13 • Redaktionen

Guide: Representation och avdrag

Vad räknas som representation? Vem får göra avdrag om flera arrangerar? Är det dumt att göra ett schablonavdrag? Frågorna om representation är många. Den här guiden ger dig överblick av viktiga regler och begrepp, så att du kan ställa upp en representationspolicy och göra avdrag med lite större självförtroende.

Den här guiden är uppdaterad med de nya reglerna för representation som började gälla 1 januari 2017. De nya reglerna innebär två förändringar:

  • Möjligheten till inkomstskatteavdrag för lunch, middag, supé och liknande (90 kronor) försvinner. 
  • Underlaget för momsavdrag vid intern representation höjs från 200 kronor till 300 kronor – det är nu alltså samma gräns för intern och extern representation.

Tidigare har vi rett ut regler, termer och lagar som har med förmånsbil att göra, och nu ger vi oss på ett annat lite snårigt område: representation. Det är inte helt enkelt att få någon sorts helhetsgrepp om representation. Ofta måste du ner i det juridiska träsket för att få svar på sina frågor, eller leta i forum med tveksam trovärdighet.

För att du ska slippa googla och sålla har vi satt ihop den här guiden – här får du enkelt koll på allt viktigt som har med representation att göra. Här pratar vi ”bara” om den juridiska delen av representation, men det är förstås viktigt att också tänka på det etiska. Det är inte kul att hamna i situationen som Svenska kyrkan fann sig i 2016: utan att någon formell granskning hade kommit igång berättade många högljutt och ilsket att de tyckte att kyrkan har gjort etiskt fel med sin representation.

Om du fyller i din mejladress i rutan längst ned i den här artikeln kan du hämta just en representationspolicy – och dessutom två andra av våra mest populära policyer – gratis. Du som har vårt program Dokument har förstås tillgång till alla policyer i vårt bibliotek.

 

Del 1: Om representation och vad du kan göra avdrag för

Vad betyder representation?

Om vi ska förenkla det så skulle vi kunna säga att syftet med representation ska vara att få eller behålla bra kontakt med affärspartners och medarbetare. Det kan till exempel handla om att

  • bjuda på mat och dryck i samband med förhandlingar
  • ordna fester vid jubileum och invigningar
  • ordna personalfester.

Representation kan också bestå av mer indirekta kostnader, till exempel kostnader för underhåll, löner, fastigheter och möbler som behövs för representationen.

Det finns faktiskt ingen lagstadgad definition på representation i inkomstskattelagen (där avdraget för representation regleras), så vi får i stället titta på vad Skatteverket har gjort och sagt.

Det finns två typer av representation

Extern representation

Extern representation är representation som är riktad mot personer utanför ditt företaget, men så klart bara mot personer som företaget har en ordentlig koppling till. Du kan rikta extern representation mot

  • samarbetspartners
  • kunder
  • återförsäljare
  • leverantörer
  • konsulter
  • experter
  • representanter för fackförbund, myndigheter och media
  • företag inom samma koncern (om det handlar om affärsförhandlingar).

Du kan få avdrag för representation i samband med till exempel

  • förhandlingar
  • jubileum
  • invigningar
  • visningar.

Några vanliga former av representation är

  • mat och dryck (luncher, middagar, drinkar med tilltugg …)
  • upplevelser (teaterbesök, idrottsevenemang, äventyrsbanor …)
  • representationsgåvor.

Intern representation

Intern representation riktar sig mot personer inom ditt företag:

  • medarbetare
  • medarbetares familjemedlemmar
  • pensionerade medarbetare
  • styrelseledamöter
  • ägare
  • företag inom samma koncern (om det handlar om planeringskonferenser och informationsmöten).

Intern representation kan vara till exempel

  • personalfester
  • personalutflykter, teambuilding-aktiviteter och liknande
  • interna kurser (även om de hålls av externa aktörer)
  • planeringskonferenser och informationsmöten.

Vad är avdragsgilla informationsmöten och planeringskonferenser?

De flesta träffar innehåller lite information eller planering, men det betyder inte att det går att få avdrag för varenda en. Skatteverket förklarar att företag bara kan få avdrag för stora och viktiga träffar, till exempel ett möte där chefen samlar alla medarbetare för att berätta om en organisationsförändring, eller en konferens där ni formellt diskuterar till exempel budgetering eller inköpspolitik.

För att Skatteverket ska kunna bedöma om träffen är avdragsgill ska du kunna visa vad som var syftet med mötet, vad det handlade om och vilka som var där. Spara eventuella inbjudningar, dagordningar, program och deltagarlistor, så att du kan visa det om det behövs.

catering at business company event people choosing buffet food appetizers

Dags för jubileum? Maten kan vara avdragsgill.

Vad är avdragsgillt och vad är inte avdragsgillt?

Om du ska kunna göra avdrag för representation så ska representationen ha ett nära samband med verksamheten – logiskt nog får du alltså inte avdrag för aktiviteter som inte hör ihop med din verksamhet. Det här bör du undvika om du ska kunna få avdrag:

  • extern representation på en ort där ditt företag inte har någon verksamhet
  • upprepad representation mot samma person eller grupp
  • representation vid personliga högtidsdagar, till exempel när en ägare fyller 50
  • lyxbetonad representation, till exempel jaktutflykter, fiskeresor eller specialarrangerad underhållning
  • fler än två personalfester per år
  • måltider i samband med styrelsesammanträde, revision och bolagsstämma (enklare förtäring för högst 60 kr per person exklusive moms går däremot bra).

För att ni ska kunna göra avdrag för måltider i samband med intern representation ska sammankomsten

  • vara riktad till företagets medarbetare (förstås)
  • pågå i max en vecka
  • inte vara regelbundet och ofta återkommande, till exempel varje eller varannan vecka
  • ha ett gemensamt måltidsarrangemang för alla deltagare – det går alltså inte att skicka ut alla på stan med lite fickpengar.

 

Del 2: Att räkna ut avdrag för representation

Vilka avdrag kan jag göra?

Du kan göra två olika avdrag: ett inkomstskatteavdrag och ett momsavdrag.

Inkomstskatteavdrag

Inkomstskatteavdraget är en fast summa. Hur stor den är för olika tillfällen kan du se i tabellen lite längre ner.

Momsavdrag

När du representerar får du dra av en del av eller hela momsen, beroende på hur stora kostnader du har haft. Momsavdraget kan vara en fast schablonsumma, men du kan också beräkna det utifrån dina verkliga kostnader.

Hur gör jag avdragen?

Du gör avdragen när du deklarerar. Inkomstskatteavdraget gör du i inkomstdeklarationen, och momsavdraget gör du i momsdeklarationen.

Inkomstskatteavdraget bokför du som avdragsgill representation, momsavdraget bokför du som ingående moms. Resten av summan som du har representerat för (inklusive eventuell överskjutande moms) bokför du som ej avdragsgill representation.

Hur stora avdrag kan jag göra?

Inkomstskatteavdrag

Det här avdraget är lika stort oavsett om det rör sig om extern eller intern representation.

Tidigare har du fått göra inkomstskatteavdrag även för lunch, middag, supé och liknande (90 kronor), men den möjligheten försvann i och med de nya representationsreglerna som började gälla 1 januari 2017.

Tillfälle Avdrag per person Bra att veta
Enkel förtäring60 kronorKan vara till exempel kaffe och kaka eller en enklare smörgås.
Jubileum180 kronor för kringkostnader (t.ex. lokalhyra och underhållning)Normalt gäller avdraget bara för stora jubileum, alltså vid 25, 50, 75 och 100 år (och så vidare.) Det går bra att bjuda in media och medarbetare.
Invigning180 kronor för kringkostnader (t.ex. lokalhyra och underhållning)Avdraget gäller bara för anläggningar som är stora och viktiga för er.
Demonstration eller visning60 kronorDu får göra avdrag för enklare mat och dryck, till exempel kaffe och smörgås. Demonstrationen eller visningen ska ha ett PR-syfte. Det går bra att bjuda in media.
Upplevelser (sport, kultur m.m.)180 kronorUpplevelsen ska förstås ha ett rimligt samband med din affärsverksamhet.
Representationsgåva 180 kronorEn representationsgåva kan vara till exempel att skicka blommor när ett kundföretag har ett jubileum eller att lämna över en fruktkorg i stället för att gå på restaurang i samband med en affärsuppgörelse.
Personalfest180 kronor för kringkostnader (t.ex. lokalhyra och underhållning)Högst två personalfester per år är avdragsgilla. Det går bra att bjuda in medarbetares familjemedlemmar och pensionerade medarbetare.
Informationsmöte, planeringskonferens m.m.180 kronor för kringkostnader (t.ex. lokalhyra och underhållning)Avdraget gäller bara för större och viktigare träffar, och inte för träffar som återkommer ofta (till exempel varje eller varannan vecka). Läs mer under Intern representation.
Styrelsesammanträde, bolagsstämma m.m. 60 kronorDu får göra avdrag för enklare mat och dryck, till exempel kaffe och smörgås.

 

Momsavdrag

Momsavdraget kan aldrig vara högre än en summa som motsvarar momsen. Ibland kan du välja mellan att göra ett schablonavdrag eller att göra en beräkning. Du vinner ofta på att göra beräkningen – beloppet för schablonavdraget är ju inte satt så att du normalt ska kunna vinna på det. Här hittar du en kort sammanställning av hur stort momsavdrag du kan göra vid olika tillfällen.

Tidigare har underlagsgränsen för intern representation varit lägre, men sedan 1 januari 2017 gäller samma belopp som för extern representation.

TillfälleAvdrag per personBra att veta
Måltid utan alkoholHögst 36 kronorUnderlaget får vara högst 300 kronor per person exklusive moms. Starköl, vin eller sprit får inte ingå i underlaget.
Måltid med starköl, vin eller sprit (schablonavdrag)46 kronorUnderlaget måste vara minst 300 kronor per person exklusive moms. Momsen måste vara minst 46 kronor per person. Mat måste finnas med i underlaget.
Måltid med starköl, vin eller sprit (beräkning)12 % av vad maten kostade (exklusive moms) plus 25 % av vad alkoholen kostade (exklusive moms).Underlaget får vara högst 300 kronor per person exklusive moms. Mat måste finnas med i underlaget.
Upplevelser, gåvor och liknandeEn summa som motsvarar momsen, alltså oftast 6 % eller 12 %.Underlaget får vara högst 180 kronor per person exklusive moms. Skatteverket har en lista på momssatser för olika varor och tjänster.

 

Räkneexempel: Så här mycket kan du dra av totalt

Skatteverket har en kalkylator för avdrag för representation, men i skrivande stund fungerar den ännu inte fullt ut – det kan alltså vara bra att kunna räkna själv.

Exempel 1: Måltid med alkoholfri dryck

Ni var två personer som åt lunch för 98 kronor var exklusive moms, alltså 196 kronor totalt. Momsen var 12 kronor per person, alltså 24 kronor totalt.

Inkomstskatteavdrag

Sedan 1 januari 2017 får du inte längre gör inkomstskatteavdrag för lunch, supé, middag och liknande.

Momsavdrag

Måltiden kostade under 300 kronor per person och momsen var 12 kronor per person – alltså har du rätt att göra momsavdrag. Det maximala avdraget är 36 kronor per person, men du kan inte få ett högre momsavdrag än momsbeloppet – du kan alltså göra momsavdrag på 12 kronor per person, totalt 24 kronor.

Exempel 2: Måltid med starköl

Ni var tre personer som åt middag för 500 kronor var exklusive moms, alltså 1 500 kronor totalt. Maten kostade 900 kronor och starkölen kostade 600 kronor. Momsen var 86 kronor per person, alltså 258 kronor totalt (12 % på maten och 25 % på starkölen). Måltiden kostade 1 758 kronor inklusive moms.

Inkomstskatteavdrag

Sedan 1 januari 2017 får du inte längre gör inkomstskatteavdrag för lunch, supé, middag och liknande.

Momsavdrag

Alternativ 1: momsavdrag med schablonavdrag
Måltiden kostade minst 300 kronor per person och momsen var 86 kronor per person – alltså kan du använda dig av schablonavdraget i det här fallet, och dra av maxbeloppet på 46 kronor per person, det vill säga totalt 138 kronor.

Alternativ 2: momsavdrag utifrån faktiska kostnader
Du har rätt att beräkna ett avdrag för en måltid som kostar högst 300 kronor exklusive moms per person – då får du dra av 12 % av matkostnaden och 25 % av starkölskostnaden. I det här fallet kostar måltiden mer, 500 kronor, men du kan ändå beräkna avdraget på ett underlag på 300 kronor per person.

a. Proportionera
Först måste du göra en så kallad proportionering, alltså räkna ut hur stor andel av kostnaden som är mat och hur stor andel som är starköl.

Verklig matkostnad: 900 kronor av 1 500 kronor = 60 %
Verklig starkölskostnad: 600 kronor av 1 500 kronor = 40 %

b. Räkna ut underlaget du ska beräkna momsavdraget på
Totalt får du beräkna momsavdraget på ett underlag på 900 kronor (300 kronor per person, tre personer). 60 % av de pengarna ska vara matkostnad, 40 % ska vara starkölskostnad.

Ditt underlag för matkostnad: 60 % av 900 kronor = 540 kronor
Ditt underlag för starkölskostnad: 40 % av 900 kronor = 360 kronor

c. Räkna ut momsavdraget
Du får göra momsavdrag med 12 % på underlaget för matkostnaden och 25 % på underlaget för starkölskostnaden.

Momsavdrag för mat: 12 % av 540 kronor = 64,80 kronor
Momsavdrag för starköl: 25 % av 360 kronor = 90 kronor

Totalt momsavdrag: 154,80 kronor

Exempel 3: Teaterbiljetter

Ni var fem personer som gick på teater. Biljetterna kostade 250 kronor exklusive moms per person, alltså 1 250 kronor totalt. Momsen är 6 %, så totalt kostade allt 1 325 kronor inklusive moms.

Inkomstskatteavdrag

Du får dra av 180 kronor per person för upplevelser (till exempel kultur- och idrottsevenemang), det vill säga 900 kronor totalt.

Momsavdrag

Du får göra momsavdrag på ett underlag på 180 kronor per person, alltså 900 kronor totalt. Du får dra av en summa motsvarande momsen, som är 6 % i det här fallet. Momsavdraget för teaterbiljetterna är alltså 6 % av 900 kronor = 54 kronor

Totalt avdrag

Det totala avdraget du kan göra på teaterbesöket är alltså 954 kronor: 900 kronor som avdragsgill representation och 54 kronor som ingående moms.

a vector illustration of spectators inside a theater

Teaterbiljetter och andra upplevelser kan vara avdragsgilla.

 

Del 3. Vanliga frågor om representation

Hur ofta kan jag göra avdrag?

Avdraget för måltid gäller för varje måltid och person. Om representationstillfället har sträckt sig över både lunch och middag kan du alltså få avdrag för båda måltiderna.

Avdraget för kringkostnader gäller för varje representationstillfälle. Om representationen sträcker sig över flera dagar räknas varje enskild dag som ett representationstillfälle: tre dagar = tre representationstillfällen, alltså.

Tänk på att avdraget gäller just per dag – om representationen är tre dagar lång kan du alltså inte spara alla 540 kronor till avslutningsmiddagen på den tredje dagen.

Kan jag göra avdrag för alkohol?

Du kan göra momsavdrag för alkohol om den har varit en del av en måltid (läs mer i tabellen under rubriken Momsavdrag).

Hur redovisar jag representation?

När Skatteverket gör en revision måste de kunna bedöma om det ni har gjort är avdragsgill representation. Gör det till en vana att alltid spara en rapport med

  • datumet för representationen
  • syftet med och resultatet av representationen
  • en beskrivning av vad representationen har bestått av (exempelvis middag, lunch eller teaterbesök)
  • eventuella inbjudningar, program, dagordningar och liknande
  • namn på alla som tagit del av representationen
  • namnet på företaget som personerna representerar (om det är extern presentation)
  • personernas yrke eller funktion i det aktuella företaget
  • kvitto eller nota, där även momsen redovisas.

Hur fungerar representation i hemmet?

Representation i hemmet fungerar på samma sätt som representation på andra ställen. Samma belopp gäller, och förstås samma regler om att representationen ska hänga ihop med din affärsverksamhet.

Eftersom hemmiljön automatiskt ger mötet en mer privat prägel är det bra om du är extra noga med att du kan redovisa att det faktiskt har handlat om representation och inte till exempel en privat middag – om du inte kan redovisa ordentligt kan Skatteverket besluta att inte ge dig rätt till avdrag.

Hur fungerar representation utomlands?

Du kan inte få momsavdrag för representation utomlands, eftersom utländsk moms inte är avdragsgill. Däremot kan du få inkomstskatteavdrag precis som vanligt.

Vem får göra avdrag om vi är flera företag som arrangerar?

Alla arrangörer får göra avdrag för representationen, fast ni är flera som riktar representationen mot samma personer.

 

Del 5: Lär dig mer (och ladda hem en gratis representationspolicy)

Vi har samlat det mesta om representation här, men om du har specifika frågor är det förstås bäst att du pratar med Skatteverket eller någon annan expert. Kanske kan du hitta en del information på Skatteverkets webbplats. Det här är några av källorna som vi har använt oss av:

Rättslig vägledning: Avdrag för mervärdesskatt på utgifter för förtäring i samband med representation – ny vägledning efter att den nya lagen trädde i kraft 1 januari 2017.

Underlag för beräkning av avdrag för mervärdesskatt vid representation och Momsavdrag vid representation – om hur du räknar ut momsavdraget (med flera räkneexempel). I skrivande stund är inte de här sidorna uppdaterade med de nya reglerna, men räkneprincipen är ändå densamma.

Skatteverkets allmänna råd om avdrag för utgifter för representation – om representation och personlig gästfrihet, lyxrepresentation, visningar m.m.

Avdragsram för representation och reklamgåva – om vad som är ett representationstillfälle, hur det fungerar när flera företag arrangerar tillsammans och om vad reklam- och representationsgåvor får kosta.

När kan jag göra avdrag för representation? – kort svar på frågan om när du får göra avdrag.

Inkomstskattelagen – för dig som vill fördjupa dig i lagtexten.

Hämta en gratis policy för representation


Känns det fortfarande lite rörigt? Det kan vara skönt att ha en policy att luta sig mot, ett kort dokument som ger snabb vägledning. Hämta vår representationspolicy och tre andra policyer gratis.



Våra senaste artiklar

It-säkerhet 5 snabba tips

5 saker ni kan göra i eftermiddag för att förbättra er it-säkerhet

rsz_1jason-blackeye-198848

It-säkerhet: Är ni rädda för rätt saker? Ta reda på vad digital säkerhet innebär i dag.

intrana%cc%88t-digital-workplace-feature

Intranätet och arvtagaren: den digitala arbetsplatsens intåg

digitala-verktyg-kreativitet-sverige-feature

Står allt rätt till i det digitaliserade Sverige? Ny data.